Mindfindr-kartoituksen hyödyntäminen urasuunnittelussa ja työelämävalmennuksessa

Johdanto Mindfindr-palveluun

Mindfindrin taustalla oleva kehitystyö käynnistyi 2000-luvun alussa ammatinvalinnanohjauksen tarpeesta löytää käytännönläheinen ja tieteellisesti pätevä menetelmä yksilön valmiuksien ja organisaatioiden tarvitsemien työelämävalmiuksien sekä osaamisen kohtaannon edistämiseksi.

Tuolloin työmarkkinoilla vallinnut ja nykyisin vain nopeutuva rakennemuutos kannusti kehittämään menetelmiä, joilla helpottaa ensimmäistä ammatillista polkuaan etsivien samoin kuin yhden tai useamman työuran tehneiden aikuisten henkilöiden uudelleenkouluttautumista ja urasuuntautumista.

Käytännön ammatinvalinnanohjaajan tai valmentajan työssä tämä tarkoittaa edelleen tilanteita, joissa asiakkaan kanssa on kartoitettava ja etsittävä uusia työllistymistä tukevia ratkaisuja. Toisaalta tämä kartoitus voi kaikkien asiakasryhmien kohdalla nostaa esiin aiemmin piilossa olleita voimavaroja niiden vahvuuksien lisäksi ja tilalle, joita henkilö ei voi uudessa tilanteessa täysin hyödyntää.

Uusien menetelmien kehittämiseen kannusti osaltaan kuvatun tavoitteen palvelemista vaikeuttanut yksilöllisen ohjauksen resurssivaje. Usein ajatellaan, että vain psykologi voisi antaa asiakkaille hyödyllistä ohjausta. Mindfindrin ja siihen liittyvien tukimateriaalien avulla palveluun perehtynyt henkilö voi hyödyntää palvelua asiakkaan ohjaamisessa ja valmennuksessa.

Työmarkkinoilla ja laajemmin yhteiskunnallisessa keskustelussa yksilölle on kohdennettu enenevästi vastuuta omasta työllistymisestään ja toimeentulostaan. Näissä tilanteissa yksittäisiä henkilöitä voidaan tukea helpottamalla työllistymistä edistävän tiedon saatavuutta yksilöille mahdollisimman matalalla kynnyksellä.

Yhteiskunnan rooli yksilöiden ja organisaatioiden kohtaannon edistäjänä

Kuvassa 1 on esitetty yleiset yhteydet ja vuorovaikutus työmarkkinoiden, eli yritysten, omaa alaansa etsivien tai alaa vaihtavien yksilöiden sekä yhteiskunnan välillä. Yhteiskunnallinen, julkinen intressi on edistää yritysten tarvitseman työvoiman ja yksilöiden voimavarojen kohtaantoa.

Organisaatiot, kuten yritykset muodostuvat elämänkaaren eri vaihetta elävistä ja eri rooleissa toimivista yksilöistä. Yksilöistä ja organisaatioista koostuva yhteiskunta hyötyy tilanteesta, jossa yksilöiden voimavarat saadaan parhaaseen mahdolliseen käyttöön. Tällöin myös yritykset menestyvät. Yhteiskunnan edun mukaista on edistää organisaatioiden ja yksilöiden paljossa yhteneväisiä tiedontarpeita, mitä tulee voimavarojen ja resurssitarpeiden optimaaliseen kohdentumiseen.

Yritykset pyrkivät joustavoittamaan ja tehostamaan prosesseja varsinkin suuren vaihtuvuuden luonnehtimilla ammattialoilla. Etsiessään tekijöitä tehtäviin, joissa riittää suhteellisesti matala koulutustaso yritykset kysyvät keveitä ja tehokkaita rekrytointiprosesseja.

Tällöin käytännön rekrytointi- ja valintatyön määrää voidaan optimoida eräänlaisen suppilo-analogian periaatteiden mukaan:

• Varsinkin suuren hakijajoukon kohdalla paperivalintaan ja karsintaan käytettävää työtä voidaan vähentää hyödyntämällä seulatyyppistä menetelmää (selecting out). Tällöin jatkoon valitaan kärkihakijoita, tehtäväkohtaisessa kartoituksessa parhaiten menestyneitä
• Kerättyä tietoa voidaan hyödyntää intensiivisemmin valmisteltaessa jatkoon valittujen haastatteluita ja mahdollisia muita arviointiprosesseja
• Arvioidun kanssa tehdyn sopimuksen pohjalta kerättyä tietoa voidaan hyödyntää myös perehdytyksessä, tiiminrakentamisessa ja urasuunnittelussa

Erityisesti tulee mainita avainhenkilöiden valintaprosessit kohdennetuissa haku- ja valintaprosesseissa. Lisäksi organisaation oma, mahdollisesti edellä kuvatulla tavalla kumuloitunut HR-informaatiovaranto mahdollistaa henkilöstön tehokkaan allokoinnin ja työkierron suunnittelun resurssien kohdentamiseksi optimaalisesti ja organisaation kompetenssipotentiaalin hyödyntämiseksi täysimääräisesti.

Organisaatioiden rationaalinen kehittäminen

Aika ajoin organisaatiot joutuvat analysoimaan ja selvittämään, missä määrin yrityksen henkilöresurssit ja osaaminen ovat strategian ja asetettujen tavoitteiden edellyttämiä - laadultaan ja määrältään. Reaaliaikaisia ja pidemmällä aikavälillä mahdollisia kompetenssikatveita ja näistä seuraavia rekrytointi-, lisä- tai täydennyskoulutustarpeita voidaan kartoittaa erilaisin menetelmin.

Myös näissä tilanteissa tarvitaan kustannustehokkaita ja käytännöllisiä kartoitusvälineitä analyysien ja päätöksenteon tueksi. Näissä prosesseissa voidaan edetä esimerkiksi seuraavanlaista polkua:

• Organisaatiossa toteutetaan kattavasti tai jonkin yksikön, sektorin tai toimialan voimavarakartoitus
• Koko organisaation tai kyseisen osan HR-resursseja voidaan tarkastella näin saatavan kokonaiskuvan pohjalta ja verrata eri resursseja strategian ja tavoitteiden edellyttämään optimitilanteeseen
• Analyysi antaa rationaalisen perustan päätöksenteolle ja voi nostaa esiin tarpeen rekrytoida uusia kompetensseja, uudelleensijoittaa henkilöstöä, rakentaa tai muokata tiimejä sekä järjestää lisä- tai täydennyskoulutusta.

Yksilötasolla itsetuntemuksen vahvistaminen sekä ammatillisten vahvuuksien ja soveltuvuuden selvittäminen palvelee koulutussuunnittelua ja uravalintaa. Yksilön kannalta on eduksi pyrkiä hyödyntämään suhteellisia vahvuuksia työmarkkinoilla ja näin lisätä sijoittumismahdollisuuksia.

Nykyisillä - ja erityisesti tulevaisuuden - työmarkkinoilla on yhä tavallisempaa toimia useissa tehtävissä ja eri aloilla. Yhteiskunnan edun mukaista on tarjota työvälineitä niille henkilöille, jotka ovat etsimässä uusia tehtäviä (between jobs), tai jotka eri syistä kokevat tarvetta vaihtaa uudenlaisiin tehtäviin. Näin voidaan tukea myös mahdollisesti jo pitkän uran tehneiden alanvaihtajien koulutussuunnittelua.

Mitä yksilön tulisi tietää itsestään työmarkkinoilla ja koulutuspoluilla suunnistaessaan?

Voidakseen määritellä mielekkään ja myös tulevaisuuden näköalojen valossa realistisen koulutuspolun yksilön tulee saada mahdollisimman realistista tietoa omista vahvuuksistaan ja potentiaalistaan. Piilossa olevien valmiuksien löytäminen ja tiedostaminen saattaa toisinaan tuottaa hyvinkin nopean ratkaisun ohjattavan tilanteeseen. Henkilön kompetenssien kokonaisvaltainen ymmärtäminen mahdollistaa hakeutumisen työmarkkinoiden näkökulmasta hyödylliseen ja soveltuvaan koulutukseen/valmennukseen.

Julkisten palvelujen tarjoama ja muu runsas oppilaitosten tiedontarjonta mm. verkossa harvoin muodostaa yksilön työmarkkinahakeutumisessa merkittävän pullonkaulan. Pätevä alkukartoitus helpottaa tämän tietovarannon hyödyntämistä rajaamalla vaihtoehtoja yksilön kannalta suotuisimpiin. Usein näissäkin tilanteissa tarvitaan ammatillista uraohjausta ja tietopalvelua. Ohjattavan kanssa käytävissä ohjauskeskusteluissa on tällöin helpompi priorisoida, karsia ja rajata vaihtoehtoja. Yksilön motivaation vahvistamisen kannalta on tärkeätä, että pätevän menetelmän avulla voidaan osoittaa henkilön vahvuuksia ja kiinnostuksia vastaava realistinen polku eteenpäin.

Ajallemme on valitettavasti ominaista liiankin optimististen odotusten luominen, mitä ylläpitää runsas koulutustarjonta. Vastuullinen ohjaustyö lähtee kuitenkin ohjattavien realististen mahdollisuuksien selvittämisestä. Niin ikään prosessissa tulee huomioida työmarkkinoiden realiteetit ja koulutuksen vaatimat panostukset yksilöltä - ei pelkästään yksilön tahtotila ja haaveet.

Mindfindr -soveltuvuuspalvelua ohjaus- tai valmennustyössään käyttävän ammattilaisen tai virkailijan rooli

Mindfindr-palvelu perustuu ajatukselle tiedon avoimuudesta ja saatavuudesta, mitä tulee palvelua käyttävän yksilön oikeuksiin. Osaavaa ammattilaista tarvitaan kuitenkin nivomaan Mindfindrin antamaa tietoa muuhun prosessissa hankittavaan tietoon mm. koulutusvaihtoehdoista ja koulutukseen hakeutumisesta, työmarkkinatilanteesta ja työllistymisnäkymistä sekä asiakkaan tai ohjattavan toimeentuloon liittyvistä seikoista uudessa tilanteessa.

Kartoituksen tehneelle asiakkaalle ja ohjattavalle annettavassa Mindfindr-raportissa on varsin kattavat tulkintaohjeet ja käytettyjen termien määritelmät. Virkailijan ja valmentajan on kuitenkin hyödyllistä tutustua Mindfindr-palveluun hieman syvällisemmin kuin asiakas. Käyttäjäoikeuksin valtuutettu valmentaja voi asiakkaan kanssa tehdyn suullisen sopimuksen perusteella tutustua ennalta Mindfindr-raportin tuloksiin ja suunnitella ohjaus- ja valmennuskeskustelut näin saadun ja muun kartoitustiedon pohjalta.

Mitä yksilö saa Mindfindrista?

Mindfindr on kehityksen alkuvaiheiden jälkeen laajentunut tarjoamaan työvälineitä hyvin monenlaisten valmennusten, tiimien rakentamisen ja myös johtoryhmätyöskentelyn ja johtajavalmennuksen fasilitoinnin tueksi.

Mindfindr tarjoaa ehkä parhaan marginaalihyödyn käytettäessä menetelmää osana perustavia voimavarakartoituksia ja otollisia koulutusaloja ja työtehtäviä yksilölle etsittäessä.

Pätevä tieto asiakkaan tai valmennettavan persoonallisuudesta ja taipumuksista, työkäyttäytymisen piirteistä, tiimi- ja ryhmäkäyttäytymisestä tuovat ohjauskeskusteluun realismia, nostaen yhtäältä esiin myös huonosti tiedostettuja vahvuuksia - samalla rajaten vaihtoehtoja yksilön kannalta soveltuvimpiin.

Miten Mindfindria hyödynnetään ohjaus-, valmennus- ja kartoitustyössä konkreettisesti?

On hyödyllistä, että ohjaajalla ja valmentajalla on mahdollisuus tarjota Mindfindr-kartoitusta asiakkaalle tehtäväksi tilanteessa, jossa tämän katsotaan palvelevan ohjaukselle ja valmennukselle asetettuja tavoitteita. Nämä tavoitteet selkiytyvät yleensä ensimmäisissä ohjauskeskusteluissa.

Järjestelmän käyttöoikeudet omaavalla valmentajalla on käytössään hieman enemmän tietoa kartoituksen tuloksista kuin mitä myös asiakkaalle tulostettavassa raportissa on tarjolla.

Ohjaus- ja valmennustyöhön liittyy ajatus siitä, että ohjattavan asioita käsitellään luottamuselllisesti ja tämän suostumuksella.

Ohjaajan on tällaisen valtuutuksen pohjalta hyödyllistä tutustua tehdyn ohjaus- ja valmennussopimuksen ja valmennuksen tavoitteiden puitteissa asiakkaan Mindfindr-raporttiin jopa ennen sen jakamista ohjattavalle. Kun asiakas tai ohjattava on itse tutustunut raporttiin, valmennusprosessissa on mahdollista keskustella sisällöistä jaetun kielen ja ymmärryksen pohjalta valmentajan ohjauksessa siten, että raportin tuottama tietämys ja oivallukset nivoutuvat osaksi ohjauksen tai valmennuksen kokonaisuutta.

Erityisen hyödyllistä onkin, jos valmentajalla on pääsy paitsi raportissa käsiteltyihin asioihin myös on-line version tajoamaan syvällisempään tietoon.

Mindfindrin hyödyntäminen valmennus- ja ohjaustyössä

Mindfindr-palvelua voidaan hyödyntää laaja-alaisesti työuransa eri vaiheissa ja erilaisissa työmarkkinatilanteissa ratkaisuja etsivien asiakkaiden ja ohjattavien kanssa.

Mindfindr toimii erilaisissa aikuisille suunnatuissa työelämälähtöisissä valmennuksissa, kun pyritään lisäämään valmennettavien ja ohjattavien yleistä itsetuntemusta sekä ymmärrystä kunkin omista vahvuuksista ja kehittämiskohteista. Paitsi, että näin saadaan esiin mahdollisesti piilossa olleita resursseja, usein tiedon lisääminen auttaa myös asettamaan ohjattavien tavoitteet realistiselle tasolle.

Mindfindr mallintaa valmennettavien ominaisuuksia positiivisesti mutta realistisesti. Menetelmä tuottaa 7 eri koulutustasolla (ei ammatillista koulutusta, kurssimuotoinen koulutus, oppisopimus ja ammattitutkinto… ylempi korkeakoulututkinto, akateeminen lisäkoulutus) yli 350 ISCO-järjestelmän kanssa yhteensopivaa ammattinimikettä. Asiakkaalle ja ohjattavalle voikin varsin helposti tarjota linkkejä lisätiedon lähteille.

Näissä, erityisesti aikuisille suunnatuissa valmennuksissa on tärkeätä pohtia ohjattavien kanssa eri alojen työllisyysnäkymiä ja kouluttautumisen edellyttämiä panostuksia.

Nuorten kanssa menetelmää on mahdollista hyödyntää ohjatusti perusopetuksen ylimmillä vuosiluokilla ja lukiossa. Menetelmä on tässä tarkoituksessa hyödynnettynä paikallaan, varsinkin jos nuori ei ole löytänyt itseään kiinnostavaa alaa ja toisaalta tilanteessa, jossa kiinnostavia vaihtoehtoja on paljon ja nähdään tarpeelliseksi rajata näitä mahdollisesti soveltuvimpiin jatkotutustumista varten.

Ohjauksessa on tärkeätä lisämateriaalien avulla ja keskustellen lisätä nuoren tietämystä eri alojen ja ammattien edellyttämästä koulutustasosta, koulutuksen kestosta, oppilaitosten sijainnista ja muista käytännön asioista.

Käytännön tapausesimerkkejä

Case 1. Paikallisen keskisuuren metallialan yrityksen koulutusrekrytointi

Tuettaessa yrityksen henkilöstön kohdennettua hankintaa koulutukseen ja edelleen tiettyyn tehtävään Mindfindr toimii seuraavasti:

• toimeksiantajan (paikallinen yritys) kanssa määritellään haettavan tehtävän nimike, joka asetetaan Mindfindr-kartoituksen oletusammatiksi. Tähän ensivaiheeseen riittää usein peruskartoitus
• paperivalinnan tai keskeisten taustatietojen perusteella valituille tai kaikille hakijoille lähetetään Mindfindr-linkki ja yksilölliset koodit
• toimeksiantajan kanssa valitaan prosessin seuraavaan vaiheeseen ne hakijat, joiden saama soveltuvuusennuste vastaa toimeksiantajan asettamia minimikriteereitä
• jatkoon valittujen hakijoiden kohdalla Mindfindr-raportti tukee haastatteluiden ja mahdollisten työnäytteiden suunnittelua ja suoritusarviointia
• viime vaiheen hakijoille on pyydettäessä, ja erityisesti tehtävään tai koulutukseen valittaville muissakin tapauksissa hyödyllistä luovuttaa teknisesti helposti tuotettava Mindfindr-raportti, joka tukee myös valittuja työhön tai koulutukseen perehdyttäessä

Case 2. Aikuisten ammatinvaihtajien sekä kuntoutus- ja ohjauspalveluja saavien resurssikartoitukset

Toimii niin yksilö- kuin ryhmäprosesseissa. Tulosten ja raporttien käsittelytapa voidaan valita ryhmän kanssa tehtyjen pelisääntöjen pohjalta.

• asiakkaalle tai ryhmälle kerrotaan, että osana muita ohjaus- ja valmennustoimia on hyödyllistä toteuttaa yleinen resurssi- ja voimavarakartoitus, joka lisää itsetuntemusta, nostaa esiin myös piileviä hyödyntämättömiä voimavaroja, ja näin edesauttaa uudessa tilanteessa mahdollisuuksia ja vaihtoehtoja lisäämällä
• asiakkaalle tai ryhmälle annetaan Mindfindr-linkki ja koodit
• kartoitukseen ei ole hyödyllistä valita erikseen ennalta määriteltyä ammattia tai tehtävää
• asiakkaalle tai ryhmälle kerrotaan Mindfindrin tulkintaohjeista löytyviä asioita keskustelun helpottamiseksi
• erityisesti on aikuisten asiakasryhmien kohdalla tärkeätä korostaa, että raportissa esitettyjä ammattilistauksia tulee tarkastella oma tavoitteenasetanta (mukaan lukien koulutustaso) mielessä pitäen. Listat tarkoittavat, että samankaltaisia tuloksia asiakkaan kanssa saaneet ihmiset todennäköisesti menestyvät ja viihtyvät listoilla esitetyissä tehtävissä. Listalla merkittyjen lisäksi on muita samankaltaisia - tai samoja, mutta eri tavoin nimettyjä - tehtäviä
• saadut tulokset ja käydyt keskustelut on hyödyllistä kytkeä muuhun ohjaus- ja valmennusprosessissa tuotettuun materiaaliin.
• erittäin olennaista ohjaus on tilanteissa asiakkailla on esiin nousseiden vaihtoehtojen valintaan vaikuttavia haasteita
• asiakkaan ja ryhmäläisten kiinnostaviksi kokemista aloista on hyödyllistä tuottaa lisätietoa ja tarjota linkkejä erilaisen lisätiedon äärelle

Case 3. Nuoret ohjattavat

• Näissä prosesseissa toimivat edellä kuvatut menettelyt, mutta ohjauksen tulisi olla intensiivisempää (raportin tulkinta, integrointi muuhun materiaaliin, koulutuksen ja työelämän realiteeteista muistuttaminen jne.)
• nuorten ohjattavien kohdalla voi olla tarpeen vahvistaa prosessiin osallistumisen motivaatiota ja alustusten kautta vahvistaa ymmärrystä eteen tulevien valintojen merkityksestä
• nuorille, informaatioympäristössä ja järjestelmissä tottuneesti operoiville asiakkaille menetelmän tietynlainen pelinomaisuus tekee Mindfindr-kartoituksesta helposti tarjottavan työkalun urasuunnitteluun ja voimavarakartoituksiin

Mindfindr artikkelit